今回は働き方改革の促進になることもあって、今大きな注目を集めている「どこでもオフィス」について紹介します。
どこでもオフィスとはすなわち「スマートオフィス」です。
このスマートオフィスは新しい働き方として近年注目を集めています。
今までのようなアナログな働き方に対して、未来型の働き方として使われる言葉です。
でも具体的な部分まで知っている方は少ないかもしれません。
「スマート◯◯」という言葉は多くありますが、ネットで検索をしてもスマートオフィスという言葉を使うサイトは少ないように思うからです。
そこで今回はそもそものスマートの意味から、スマートオフィスの具体的な内容とその具体例までを紹介していきたいと思います。
現在は全く関係ない方も、近い将来にはスマートオフィス利用者になっているかもしれませんよ。
目まぐるしく変化する時代の流れの中で、働き方の部分に関わるスマートオフィスを早速見ていきましょう。
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どこでもオフィスと呼ばれる理由は「スマート」がキーワード
どこでもオフィスは名前の通りに、「どこでもオフィスになる」ことからそう呼ばれています。
またそれを実現可能とする「もの」の視点から見れば、
呼び方は「スマートオフィス」になると言えるでしょう。
どういうことか？
それを知るためにまずはこのスマートの意味から考えていきましょう。
スマート◯◯のスマートってなに？
スマートフォンを筆頭にスマートデバイス、
スマートウォッチ、
スマート家電などスマート◯◯という言葉を多く目にするようになりましたよね。
ここで紹介しているスマートオフィス（どこでもオフィス）も同じです。
そもそもこのスマートの意味を正しく理解できているでしょうか？
知らない方や自信のない方もいらっしゃることかと思いますので、一緒に見ていきましょう。
このスマートの意味は
「従来のデジタル機器をさらに進化させ、高度な処理能力を付加したもの」
です。
ちょっと分かりにくいので、代表的なスマートフォンを例に考えてみます。
スマートフォンは既に多機能と呼べるものとなっていた携帯電話をスマート化したものです。
高速の通信機能を付加され、高度な情報処理能力が与えられました。
その結果としてパソコンに匹敵するような能力が、掌の中の小さなデバイスで実現されたのです。
今までの特定の機能の枠を越えて、ユーザーの希望を叶えられるようになりました。
このようにスマート化されたものは飛躍的に機能が付加され、利便性が跳ね上がると言えるのです。
どこでもオフィスはつまり会社全体のスマート化
スマートの意味が理解できたと思いますので、勘の良い方はピンときたかもしれません。
どこでもオフィスとは、すなわち会社全体をスマート化することとなります。
スマートデバイスと高速通信を整備することで、業務効率や利便性を高めることでどこでもオフィス（スマートオフィス）が実現できるのです。
このようにインフラをスマート化することで、働き方もスマート化されていきます。
インターネットを通じてどこでも、いつでも仕事をすることができるのです。
従来のオフィスでも、自宅でも、コワーキングスペースなどの全てが会社オフィスの一部となります。
社内インフラを最小限に済ますことができます。
それ以上に場所に縛られないことで、働き方に選択肢が増えることが大きなポイントです。
かける時間も、余計な労力も全てをエコに仕事をすることができるようになる未来型の考えと言えるでしょう。
どこでもオフィスは実際どんな設備を使うの？
まず必ず用意してほしいものはサーバーです。
どこでもデータなどを共有するためには、このサーバーをクラウドにする必要があります。
また基本的には既存のデバイスを最大限に活用することでも、スマートオフィス化が可能です。
スマートフォン１つでも、データ作成から共有や様々な資料作りも可能ですよね。
タブレットになれば更に対応範囲は広がりますし、キーボードをつければ簡単なノートPCにもなります。
かさばることなく持ち歩けるデバイスだけを抽出しても、フルに機能を使えば仕事ができるのです。
もちろん既存デバイスには無かった新しいデバイスも登場しています。
例えばスティックPCは代表的な存在と言えるでしょう。
このスティックPCはUSB型のもので、HTMC端子を経由に繋ぐことで繋いだものがパソコンになる仕組みです。
出先のテレビに繋げばパソコンになりますし、モニターさえあればパソコン化できてしまいます。
サーバー自体にもクラウドストレージサービスというものがあります。
こちらは作成したファイルを、そのファイルごと即時に同期してくれるサービスです。
クラウドに同期させることで、かなりの大容量のデータを保存させることが可能となります。
デジタル機器だけの容量ではすぐに不足してしまうという問題を解決してくれるのです。
さらにクラウドに同期されているので、出先でいつでもデータを引き出すことも可能となります。
それだけではなくクラウド上のデータを共有することで、複数人と即時にデータを共有することも可能なんです。
このように既存のデバイスをフルに活用することと、新しいものを取り入れることがどこでもオフィスの具体的な内容と言えるでしょう。
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どこでもオフィスはアナログなシステムの見直しも必要
今までではそれが当たり前であったために疑問に思わなかったことも、どこでもオフィスを利用して「働く」となると問題となるものがあります。
そこの部分まで解決をしないとどこでもオフィスで「働く」ことは難しくなるのです。
例えば勤怠の管理が挙げられます。
従来のオフィスであれば、出勤の後にタイムカードなどを押すことで管理が可能でした。
どこでもオフィスでは、この働いている時間の管理ができません。
そこで各自のパソコンで、会社のシステムにログインすると同時にタイムカードを押すような仕組みが必要となります。
その他でも固定電話やFAXなどの問題もあります。
事業所を構えたりしていれば、固定電話を設定する必要もあるのです。
また取引先などがスマート化しているとは限りません。
FAXなどで紙媒体のやりとりを必要とすることもあるでしょう。
これを解決するにはインターネット電話と、インターネットFAXを使います。
携帯電話からでも「03」ナンバーを使用できたり、FAX内容をデバイスに転送するサービスなどです。
その他でも今まで紙媒体で実施していたものを、PDFに変更することもエコやスマート化に役立ちます。
例えば社内報などです。
各社員へデバイスを支給しているのであれば、紙媒体の情報は不要ですよね。
手間も減る上に、紙やインク代といった用品代も節約できます。
このように従来では当たり前であったことも、どこでもオフィス実現のために併せて変更をする必要があるのです。
どこでもオフィス（スマートオフィス）とは？〜まとめ〜
ここまで読んでいただいた方はもうお分りかもしれません。
どこでもオフィスの実現には会社、働き手の双方に大きなメリットをもたらします。
経費から、時間や労力までエコにできるのです。
双方の負担が減るという観点から、可能な限り取り入れたい仕組みと言えるのではないでしょうか。
また働き方改革に一役買っているというのも頷ける内容でしたよね。
またさらに勘の良い方はデメリットにもお気付きかもしれません。
どこでもオフィスのデメリットは、初期投資が大きくかかることです。
既存のデバイスを利用することで多少は抑えられますが、社内インフラ自体を変える必要がある部分が多くあります。
当然、導入してうまく利用出来ればメリット通りの効果を得られるでしょう。
ただ企業によっては初期投資時点で現実的ではなくなってしまう会社もあるかもしれません。
それ以外ではセキュリティーの問題があります。
全てがインターネットで繋がっている以上、傍受されると一気に多くの機密情報が流出する可能性もあります。
こちらは例えばフリーWi-Fiへの接続の制限などをすればある程度防ぐことが可能です。
フリーWi-Fiでは傍受される可能性が高いのが事実となりますので、1番の対策はこれになるんですね。
ただその代わりにルーターなどもセットで支給する必要があり、また初期投資の問題へとループしたりもします。
大きなメリットを得るために大きな初期投資が必要と言えるのです。
この辺りをクリアできるとすれば、確実に導入をしたい仕組みと言えます。
もしかしたら皆さんも近い将来「どこでもオフィス」の利用者になる日が来るかもしれませんよ。
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